POLITICA DE PRIVACIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS
La Real Sociedad Matemática Española, en adelante RSME, tiene como objetivo promover y divulgar las Matemáticas y sus aplicaciones, así como fomentar la investigación y la enseñanza en todos los niveles educativos.
¿POR QUÉ UNA POLITICA DE PROTECCIÓN DE DATOS?
La RSME está especialmente sensibilizada en la protección de datos de carácter personal, motivo por el que se compromete a cumplir, en el desarrollo de su actividad, con los principios del Reglamento Europeo de Protección de Datos (UE 2016/679) y de la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales, en adelante RGPD y LOPDGDD, respectivamente.
La RSME se reserva la facultad de modificar esta Política para adaptarla a novedades legislativas, criterios jurisprudenciales, prácticas del sector o intereses de la organización.
Cualquier modificación en la misma será anunciada con la debida antelación, a fin de que se tenga perfecto conocimiento de su contenido.
¿QUIÉN ES EL RESPONSABLE DE TRATAMIENTO?
El Responsable de Tratamiento es la Real Sociedad Matemática Española (RSME), con C.I.F. G28833523, domiciliada en el Despacho 309 I de la Facultad de Matemáticas de la Universidad Complutense de Madrid sita en la Plaza de las Ciencias nº 3 de Madrid (28040).
¿CÚALES SON LOS PRINCIPIOS QUE RIGEN EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES?
La RSME conoce los principios relativos al tratamiento, incluidos en el artículo 5 del RGPD, y realiza las actuaciones necesarias para el cumplimiento de los mismos:
- Licitud, Lealtad y Transparencia, en el tratamiento de los datos.
- Fines determinados, explícitos y legítimos utilizando los datos, exclusivamente para las finalidades para las que se recogieron, que serán las propias de la organización y de las que se informó al interesado con carácter previo. No obstante, en el supuesto de que dichas finalidades cambien, o requiera tratar los datos personales para una nueva finalidad, la RSME se compromete a informar y obtener el consentimiento previo de los interesados en los casos en los que proceda. La RSME utilizará la información de acuerdo con la política de privacidad bajo la que se recogió la información.
- Adecuados, pertinentes y no excesivos procurando que se encuentren actualizados, de tal forma que a estos efectos, el interesado deberá de comunicar los cambios que se produzcan, de forma fehaciente, para proceder a la actualización correspondiente.
- Mantenidos durante el tiempo imprescindible, conservándose mientras se mantenga la relación que vincule a las partes y durante el tiempo establecido legalmente para poder dar cumplimiento a las obligaciones legales.
- Protegidos y seguros asumiendo el deber de confidencialidad de los mismos, como Responsable de Tratamiento y haciendo extensivo este deber a todas las personas que formen o pudieran entrar a formar parte de la organización y estuvieran relacionadas con el tratamiento de datos.
¿QUÉ LEGITIMIDAD TIENE LA RSME PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS?
La RSME, como Responsable del Tratamiento, está legitimada para el tratamiento de datos personales en base a:
1.- El consentimiento explícito de los interesados.
En caso de que se faciliten los datos personales de un tercero entenderemos que la persona u organización que los proporciona, cuenta con el consentimiento del interesado conforme al RGPD.
2.- La existencia de un precontrato o contrato con los interesados para su asociación a la RSME, para la vinculación por medio de relación laboral o mercantil, para la prestación de un servicio, para la participación en eventos y concursos, para la suscripción y envío de publicaciones, y en general, todas las actividades de promoción y divulgación de las Matemáticas que la RSME realiza.
3.- El cumplimiento de una obligación legal aplicable al tratamiento (fundamentalmente frente a la AEAT, la Tesorería General de la Seguridad Social, entre otras…).
4.- Interés legítimo de la RSME:
(i) En el tratamiento de los datos de contacto de los interesados en tanto que representan a sociedades u organizaciones con las que mantiene relaciones la RSME.
(ii) En el tratamiento de datos relacionados en las publicaciones que realiza.
(iii) En el tratamiento de los datos de los interesados que han contactado con la RSME a través del correo electrónico, boletín de inscripción, tarjeta de visita …
En ocasiones pudiera ser que la RSME tratara datos como Encargada del Tratamiento para la prestación de algún servicio a otras organizaciones y en su calidad de tal, nunca utilizará los datos para sus propios fines, de conformidad con el contrato firmado con el contenido exigido por el artículo 28.3 del RGPD.
En aquellos casos en los que la RSME actúe como corresponsable de tratamiento con otro responsable, el tratamiento se llevará a cabo de conformidad con lo establecido en el artículo 26 del RGPD.
INFORMACIÓN Y CONSENTIMIENTO
La RSME, conocedora de que el consentimiento debe ser previo, libre, específico e informado, actúa cumpliendo estas reglas. La información previa no solo es relevante para saber para qué tipo de tratamiento se consiente, sino también para conocer quién va a tratar los datos, a quién les serán comunicados y ante quién puede ejercitar sus derechos.
Asimismo, la RSME tiene en cuenta que, respecto de determinadas tipologías de datos relativos a la ideología, la afiliación sindical, la religión o creencias, la salud, el origen racial o la vida sexual, debe contarse con el consentimiento explícito del interesado, o de su representante legal, salvo que concurra alguna de las circunstancias excepcionales que se recogen en el RGPD.
Los datos de los menores son datos sensibles, pero no se consideran categorías especiales de datos. No obstante, esta norma le otorga una especial protección en el Considerando 38 al indicar que:
“Los niños merecen una protección específica de sus datos personales, ya que pueden ser menos conscientes de los riesgos, consecuencias, garantías y derechos concernientes al tratamiento de datos personales. Dicha protección específica debe aplicarse en particular, a la utilización de datos personales de niños con fines de mercadotecnia o elaboración de perfiles de personalidad o de usuario, y a la obtención de datos personales relativos a niños cuando se utilicen servicios ofrecidos directamente a un niño. El consentimiento del titular de la patria potestad o tutela no debe ser necesario en el contexto de los servicios preventivos o de asesoramiento ofrecidos directamente a los niños.”
DERECHOS DE ACCESO, RECTIFICACIÓN, SUPRESIÓN (DERECHO AL OLVIDO), OPOSICIÓN, LIMITACION DEL TRATAMIENTO Y PORTABILIDAD
La RSME reconoce los derechos regulados en el RGPD y su ejercicio.
El interesado podrá ejercitar tales derechos mediante solicitud, acompañada de una fotocopia de su DNI, en la que se especificará cual de estos derechos solicita que sea satisfecho, remitiéndola a protecciondatos@rsme.es En el caso de considerar vulnerado su derecho a la protección de datos, podrá interponer una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos.
El plazo para atender la solicitud es de un mes, que puede ser prorrogado por dos meses adicionales siempre que se justifique el motivo de la prórroga.
La RSME cuenta con un procedimiento para el ejercicio de los derechos de los interesados.
REGISTRO DE TRATAMIENTO
Los tratamientos que se realizan están recogidos en el registro de actividades de tratamientos que se mantiene actualizado en todo momento.
RELACIONES CON TERCEROS
Las relaciones con terceros abarcan un conjunto de supuestos en las que una persona física o jurídica, distinta de la organización del Responsable, y distinta del interesado, usa, trata, accede o simplemente consulta los datos.
La RSME conoce que una comunicación de datos es un tratamiento que supone su revelación a una persona distinta del interesado, y que ello requiere de consentimiento previo o habilitación en una ley que exima del mismo. Además, el consentimiento deberá ser informado de forma que se conozca inequívocamente la finalidad a la que se destinarán los datos respecto de cuya comunicación se solicita el consentimiento y el tipo de actividad desarrollada por el cesionario.
La RSME podrá ceder los datos en el marco de la relación jurídica que firme con los interesados y con el único fin de ejecutar el contrato suscrito con el interesado y gestionar las actividades, eventos y programas que realiza.
La RSME también cederá los datos de los interesados si es necesario para el cumplimiento de una norma con rango de Ley o de derecho comunitario.
LA PÁGINA WEB DE LA RSME
La página web de la RSME puede contener enlaces a otras páginas web.
La RSME no es responsable de la privacidad y el tratamiento de datos personales de otras páginas web.
La presente Política de Protección de Datos Personales se aplica exclusivamente a los datos recabados por la RSME.
Recomendamos la lectura de las políticas tratamiento de datos personales de otras páginas web con las que usted pueda enlazar desde nuestra página web o usted pueda visitar de cualquier otro modo.
TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS
Existe Transferencia Internacional de datos cuando se produce un flujo de datos personales desde el territorio español a destinatarios establecidos en países fuera del Espacio Económico Europeo (los países de la Unión Europea más Liechtenstein, Islandia y Noruega).
En determinadas ocasiones la RSME puede realizar Transferencias Internacionales de Datos, normalmente cuando participa en la organización de eventos fuera del EEU para la promoción y difusión de la Ciencia Matemática. En estos casos la transferencia de datos se realiza en base al artículo 49. 1 a), (b y (c del RGPD, es decir, solo cuando es necesaria para la ejecución de la inscripción al evento del interesado y siempre con su consentimiento.
ENCARGADO DEL TRATAMIENTO
La RSME podrá actuar en calidad de Responsable o de Encargado del Tratamiento y además, cuando lo haga como Responsable, podrá operar con un Encargado de Tratamiento.
Encargado de Tratamiento es la persona física o jurídica, pública o privada, u órgano administrativo que, solo o conjuntamente con otros, trate datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento, como consecuencia de la existencia de una relación jurídica que le vincula con el mismo y delimita el ámbito de su actuación para la prestación de un servicio.
En el supuesto de que la RSME actúe con un Encargado de Tratamiento, al que deba de ceder datos personales, formalizará un contrato por escrito cuyo contenido se adecue a lo establecido en el RGPD. La RSME será en todo momento consciente del deber de ser diligente en la elección del Encargado, precisando acreditación suficiente referente a que se encuentra en condiciones de cumplir con los principios y requisitos que establece el Reglamento para los tratamientos.
Es esencial que el Encargado se someta a las instrucciones del Responsable, obligándose a:
- La prohibición de uso de los datos para fin distinto al permitido.
- La prohibición de comunicar los datos a otras personas.
- Las medidas de seguridad que debe establecer.
- Las condiciones de subcontratación de los servicios por el encargado.
- Las condiciones de conservación por el encargado, cuando exista obligación legal o resulte necesario por razones de responsabilidad, y
- las formas de destrucción o devolución de los datos así como la entrega a un nuevo encargado.
SEGURIDAD
La adopción de medidas de seguridad constituye un elemento esencial para garantizar el derecho a la protección de datos. El objetivo de la seguridad es salvaguardar la confidencialidad (que nadie no autorizado pueda acceder a los datos), la integridad (que se impida alterar la información de modo que los datos sólo puedan ser modificados por usuarios autorizados y para las finalidades previstas), y la disponibilidad (que la organización sea capaz de restaurar los datos y mantener los sistemas de información en funcionamiento ante cualquier evento inesperado).
La RSME conoce que adoptar medidas de seguridad es esencial, y para ello se ha redactado un documento con las Medidas Técnicas y Organizativas con las que la organización cuenta, a fecha 15 de mayo de 2020, medidas que ha establecido para la protección de los datos de los interesados.
Si tiene alguna pregunta sobre esta Política de Protección de Datos, rogamos se ponga en contacto enviando un e-mail a protecciondatos@rsme.es.
Fecha de entrada en vigor: 1 de junio de 2020.